Cette charte décrit le cadre dans lequel se déroule les achats via la plate-forme Gov Buys Innovation (Plate-forme GBI), ainsi que les étapes et principes qui sous-tendent la prestation de services de GBI.

Nido, laboratoire d’innovation de la fonction publique fédérale, vise à promouvoir l’achat d’innovation par les organisations publiques ainsi que la démarche de tester et expérimenter de nouveaux produits et services. La procédure d’achat suivie est celle de « Marchés publics de faible montant» (de faible montant de max. 30.000 EUR HTVA). Le cadre conceptuel qui sous-tend la plate-forme GBI est basé d’une part sur la publication de challenges par les services publics fédéraux et d’autre part sur l’offre de services et produits innovants par des entreprises qui peuvent répondre à ces challenges (voir https://govbuysinnovation.belgium.be/fr/repondre-a-un-challenge/)

Dès lors, la démarche suivie ne tend pas à définir les spécifications de la solution recherchée dans un cahier des charges. Il s’agit plutôt de :

· décrire sur la plate-forme de façon approfondie un problème/un challenge à résoudre,

· préciser éventuellement le cadre de la solution recherchée sans l’induire en particulier

· communiquer le montant maximum disponible pour développer un POC/MVP/projet-pilote ou solution de même que la date-limite pour introduire sa proposition de solution. Le cahier des charges reprendra ces informations.

L’objectif est tant d’encourager des entreprises innovantes (y inclus des startups) à participer et à proposer leurs solutions innovantes quelles qu’elles soient, et de les aider ainsi dans le développement de leurs produits en leur donnant du feedback, que de lever au maximum les différentes barrières à la participation à des marchés publics.

Pour ce faire :

Les services publics fédéraux :

· veillent à simplifier autant que faire se peut la terminologie et le processus utilisés lors de l’appel à des solutions innovantes susceptibles d’être testées, en réponse à un challenge ; à alléger les obligations pour les entreprises qui proposent une solution ; et à diminuer la charge de travail nécessaire à l’introduction d’une offre. Cela se fait dans le respect des principes qui régissent les marchés publics : liberté d’accès pour tous les candidats, égalité de traitement des candidats et transparence des procédures.

· prennent des décisions motivées et donnent à chaque étape du processus un feedback constructif à toutes les entreprises participantes, afin de les aider à comprendre les décisions prises et à faire évoluer leur offre de produits et de services.

Les entreprises offrant leurs services :

· marquent formellement leur accord à souscrire aux principes décrits dans cette charte.

· contribuent à faire évoluer cette nouvelle démarche d’achat d’innovation par les services publics fédéraux en participant aux évaluations de NIDO.

Les étapes suivies pour proposer sa solution en réponse à un challenge peuvent être résumées comme suit :

Étape 1 : Introduction de la solution

L’entreprise intéressée présente une brève description de la solution en utilisant le modèle fourni. Ce document d’introduction fournit les renseignements nécessaires pour faire la démonstration que la solution proposée est adéquate et répond au défi.

Sur base des conditions requises pour être qualifiée « proposition régulière » et des critères d’évaluation (voir le cahier des charges), seuls les candidats retenus seront invités à participer au second tour, le tour de pitching. Les candidats ayant déposé une proposition non sélectionnée recevront une décision motivée accompagnée d’un feedback clair.

Étape 2 : Pitching

Les entreprises sélectionnées lors du premier tour font et présentent un pitch lors de ce tour. Pour ce faire, le modèle de ppt et les instructions de pitching doivent être utilisés. Des informations supplémentaires quant à la solution, l’expérience et l’expertise et l’équipe d’innovation doivent être données dans ce pitch.

Sur base des conditions requise pour être qualifié de « pitch régulier » et des critères d’évaluation (voir le cahiers des charges), seuls les candidats retenus seront invités à participer au troisième tour, le tour des offres.

Les candidats non retenus reçoivent une décision motivée comprenant un feedback clair.

Étape 3 : Offre et attribution du marché

Les entreprises sélectionnées lors du deuxième tour soumettront une offre au cours de ce tour. Les offres peuvent faire l’objet de négociations à l’issue desquelles le soumissionnaire remet une offre finale (BAFO).

Sur base des termes de l’« offre régulière » et des critères d’évaluation (voir cahier des charges), seuls les candidats retenus rentreront en ligne de compte lors de la phase finale de l’attribution.

Le marché est attribué au candidat ayant présenté l’offre la plus avantageuse du point de vue économique. Les candidats dont l’offre n’a pas été retenue seront informés de la décision motivée et recevront un feedback.