Vous êtes face à un problème précis et vous cherchez une solution concrète. La plateforme Gov buys Innovation peut vous aider ! C’est très simple : publiez un challenge, sélectionnez une des solutions proposées, puis testez-la dans un cadre formalisé. 

Pour qui? 

  • Vous êtes fonctionnaire fédéral  
  • Vous êtes face à un challenge concret à résoudre dans votre organisation 
  • Vous disposez par ailleurs d’un budget (entre 5.000 et 30.000 €) pour faire tester une solution innovante  

Du problème au challenge/ Qu’est-ce qu’un challenge ? 

Un challenge est un problème bien circonscrit dont la (ré)solution est importante pour l’organisation.  

La plateforme Gov buys Innovation vous propose de travailler sous forme d’Open Challenge (dans l’esprit d’Open Innovation). Il s’agit de faire appel à de l’expertise externe pour répondre à des problématiques concrètes et stratégiques pour votre service public qui n’ont pas trouvé de réponses satisfaisantes jusqu’à aujourd’hui. Cela permet notamment d’identifier des solutions auxquelles vous n’auriez pas nécessairement pensé vous-mêmes. 

Qu’est-ce qu’une solution innovante ? 

Suite à la publication de votre challenge des entreprises peuvent se manifester pour vous proposer une solution. Celle-ci peut être un produit ou service, existant sur le marché ou développée sur mesure pour votre problème.  

Pour être innovante, une solution ne doit pas nécessairement être une nouveauté. Elle peut être déjà utilisée dans l’administration mais pas dans votre organisation, ou encore avoir été mise en place dans un tout autre cadre mais pouvant s’appliquer ou être adaptée à votre problématique spécifique. Des combinaisons de solutions existantes sont aussi possibles.  

Pourquoi une phase de test ? 

L’approche choisie par la plateforme Gov buys Innovation consiste à travailler par phases et à prendre le temps d’expérimenter (principe d’itération), çàd identifier et tester des solutions avant d’envisager une implémentation à plus grande échelle. L’objectif est d’utiliser l’argent public plus efficacement en découvrant ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas aussi vite que possible et sans investir de trop grandes quantités de temps ou de ressources. 

Les challenges proposés doivent donc être formulés/conçus pour permettre la mise en œuvre d’une phase de type « test », avec une portée bien définie.  

En fonction de la nature du challenge et des solutions attendues, différentes méthodes peuvent être appliquées, notamment un POC (proof of concept), un prototype, un pilote ou encore un MVP (Minimum Viable Proposition). [Pour les définitions, voir : https://www.nesta.org.uk/blog/proof-of-concept-prototype-pilot-mvp-whats-in-a-name/]  

En résumé, pourquoi utiliser Gov buys Innovation ? / Quels sont les avantages de Gov buys Innovation ? 

  • Accès à une plus grande diversité de solutions 
  • Coûts réduits et résultats rapides grâce au passage par une phase préliminaire de test, avant un possible projet à plus large échelle (approche itérative) 
  • Approche cocréative : forte implication dans le développement de la solution 
  • Accès à des solutions plus spécifiques / sur mesure 
  • Test dans un environnement contrôlé avec des risques limités 
  • Procédure administrative plus flexible et rapide 
  • Ouverture à des prestataires plus créatifs et plus agiles 

Comment se déroule le processus ? 

Quelques points-clefs  : 

Décision de principe  

La décision de recourir à la plateforme Gov buys Innovation pour y publier un challenge doit être validée par votre organisation (en fonction de vos procédures internes). Il convient en effet de s’assurer de la disponibilité du budget nécessaire et de la disponibilité des ressources humaines adéquates (porteur de challenge et jury). 

Description du challenge et soumission 

Décrivez votre challenge aussi précisément que possible à l’aide des questions du formulaire sur la plateforme. Prenez le temps de bien identifier le problème sous-jacent et ce que vous souhaitez atteindre. Une fois toute l’information rassemblée, soumettez votre challenge sur la plateforme. 

Screening 

Dès réception du challenge, la formulation de celui-ci sera vérifiée en termes de clarté et pertinence. En cas de questions ou remarques, vous serez recontactés. 

Pré-lancement 

Une fois au point le challenge est traduit dans un cahier des charges formel. Un template vous sera fourni pour vous faciliter la tâche. Des éléments clefs y seront ainsi définis : critères d’attribution et pondération, planning et deadlines, constitution du jury. Ce document sera validé en interne par votre organisation avant toute publication. 

Publication 

Le challenge et le cahier des charges sont ensuite publiés sur la plateforme. 

Questions/réponses 

Entre la publication et la date de soumission des offres de solutions innovantes, les entreprises qui le souhaitent peuvent vous poser des questions. Répondez-y le plus vite possible. Pour des raisons de transparence, ces échanges seront visibles pour tous sur la plateforme et permettront aux acteurs d’affiner leur proposition. 

Présélection des offres 

A la réception des offres, vous effectuez un choix parmi celles-ci. Celles qui vous paraissent les plus pertinentes par rapport à votre challenge, passent à l’étape suivante.  

C’est également à ce moment qu’un feedback constructif et simple grâce au template de Nido sera transmis aux entreprises ayant soumis des solutions non retenues. 

Pitch 

Invitez les porteurs des solutions retenues pour une présentation live et pour une session de questions-réponses. L’objectif de cette étape est d’apprécier la valeur des solutions présentées. Cette rencontre permet de clarifier au besoin certains éléments du challenge mais aussi de l’offre soumise par les entreprises. Toute information complémentaire sera évidemment transmise à l’ensemble des entreprises participantes avant l’introduction de la version finale de leur offre. Des outils seront mis à votre disposition pour vous aider à apprécier les solutions proposées. 

Adaptation de l’offre 

Vous opérez à ce moment un deuxième tri et vous donnez aux entreprises les plus convaincantes encore un peu de temps pour adapter leur offre et expliciter leur plan d’approche en intégrant les éléments de clarification mis en évidence lors de la session de pitch. 

Décision 

Décidez avec quel partenaire vous voulez réaliser la phase de test sur base des critères d’attribution qui ont été définis dans le cahier des charges. Un feedback constructif sera transmis aux entreprises ayant soumis les solutions non choisies. 

Engagement  

Au niveau administratif, une procédure d’engagement est prévue à ce moment pour bloquer le budget nécessaire au challenge. 

Mise en œuvre de la phase-test 

La phase-test sera mise en application sur base du plan d’approche de l’offre sélectionnée. 

Evaluation 

Au terme de la phase-test, celle-ci sera évaluée. Était-ce un succès? Quelles sont les leçons à en tirer ? Pour mener à bien cette étape des indicateurs auront été définis au préalable. 

Partage d’expérience 

Un retour d’expérience sur la phase de test sera publié sur la plateforme pour inspirer potentiellement d’autres collègues. 

Qu’en est-il de la propriété intellectuelle des entreprises soumissionnaires ? 

Sauf disposition contraire communiquée dans le cahier des charges, les services publics n’exigent a priori pas de travailler avec des licences exclusives. Les solutions soumises restent donc propriété de l’entreprise qui la soumet. Le service public utilisant la plateforme Gov buys Innovation s’engage par ailleurs à assurer aux différentes étapes de la procédure une protection adéquate des droits de propriété intellectuelle et à agir en conformité avec les règles des marchés publics applicables. 

Et après la phase test? 

La collaboration avec le prestataire s’arrête officiellement après la mise en œuvre de la phase-test. A ce moment, la solution sera évaluée et donnera lieu, ou pas, à une phase à plus grande échelle.  

Dans le cas d’une implémentation plus large, un marché public classique doit être lancé.  

L’entreprise avec laquelle vous avez réalisé la phase de test peut naturellement à nouveau participer au marché public. Elle sera cependant à nouveau mise en concurrence avec d’autres prestataires.