Je zit met een specifiek probleem en je bent op zoek naar een concrete oplossing. Het platform Gov buys Innovation kan je daarbij helpen! Dat gaat uitermate eenvoudig: publiceer een challenge, kies een van de voorgestelde oplossingen en test ze uit en evalueer.
Voor wie?
- Je bent federaal ambtenaar.
- Je zit met een concrete challenge binnen je organisatie die je moet oplossen.
- Je hebt bovendien een budget (tussen € 5.000 en € 30.000) ter beschikking om een innovatieve oplossing te testen.
Van probleem tot challenge / Wat is een challenge?
Een challenge is een duidelijk omschreven probleem waarvan de oplossing belangrijk is voor de organisatie.
Het platform Gov buys Innovation stelt je voor om te werken met een Open Challenge (in een Open Innovation mindset). Je schakelt externe expertise in om een antwoord te vinden op concrete en strategische problemen waar je overheidsdienst mee kampt en die tot nog toe niet opgelost geraakten. Zo kun je oplossingen vinden waar je misschien zelf niet op zou zijn gekomen.
Wat is een innovatieve oplossing?
Nadat je je challenge gepubliceerd hebt, kunnen bedrijven je een oplossing voorstellen in de vorm van een product of een dienst, die al beschikbaar is op de markt of specifiek ontwikkeld werd om je probleem te verhelpen.
Een oplossing hoeft niet per se volledig nieuw te zijn om innovatief te zijn. Ze kan bijvoorbeeld al in gebruik zijn bij de overheid, maar niet in jouw organisatie. Of ze kan in gebruik zijn in een volkomen andere context, maar kan wel gebruikt worden voor of aangepast worden aan jouw specifieke probleem. Ook een mix van bestaande oplossingen behoort tot de mogelijkheden.
Waarom een testfase?
De aanpak die gehanteerd wordt op het platform Gov buys Innovation houdt in dat er gefaseerd wordt gewerkt en dat er tijd wordt uitgetrokken om te experimenteren (iteratieprincipe), d.w.z. oplossingen in kaart brengen en testen alvorens ze op grotere schaal te implementeren. Het doel is om overheidsgeld doeltreffender te gebruiken door zo vlug mogelijk uit te maken wat wel en wat niet werkt zonder daar te veel tijd of middelen aan te hoeven te spenderen.
De voorgestelde challenges moeten dus zodanig geformuleerd/uitgewerkt worden dat ze het mogelijk maken een testfase te organiseren met een duidelijk omschreven scope.
Afhankelijk van de aard van de challenge en de verwachte oplossingen kunnen er verschillende methodes worden toegepast, o.a. een POC (proof of concept), een prototype, een pilootproject of een MVP (Minimum Viable Proposition). [De definities vind je op: https://www.nesta.org.uk/blog/proof-of-concept-prototype-pilot-mvp-whats-in-a-name/]
Samengevat: waarom Gov buys Innovation gebruiken?/ Welke voordelen biedt Gov buys Innovation?
- Toegang tot een bredere waaier aan oplossingen
- Lagere kosten en snelle resultaten doordat er een voorafgaande testfase plaatsvindt, vóór een mogelijk grootschaliger project (iteratieve benadering)
- Co-creatieve benadering: sterke betrokkenheid bij het ontwikkelen van de oplossing
- Toegang tot specifieke oplossingen / custom-made
- Test in een gecontroleerde omgeving met beperkte risico’s
- Meer flexibele en snellere administratieve procedure
- Kansen geven aan creatievere, meer flexibele dienstverleners
Hoe verloopt het proces?
Enkele belangrijke punten:
Principebeslissing
De beslissing om het platform Gov buys Innovation in te schakelen om er een challenge te publiceren moet gevalideerd worden door je organisatie (in functie van je interne procedures). Je moet nagaan of je kan beschikken over het nodige budget en de nodige medewerkers (challenge-eigenaar en jury).
Beschrijving van de challenge en indiening
Beschrijf je challenge zo nauwkeurig mogelijk met behulp van de vragen van het formulier op het platform. Neem de tijd om te bepalen wat het onderliggende probleem is en wat je wil bereiken. Dien je challenge op het platform in zodra alle informatie gebundeld is.
Screening
Zodra de challenge ontvangen is, zal de formulering gecontroleerd worden op duidelijkheid en relevantie. Als er vragen of opmerkingen zijn, zal men opnieuw contact met je opnemen.
Pre-lancering
Zodra de challenge op punt staat, wordt hij in een formeel bestek gegoten. Je krijgt een template om je bij die taak te helpen. In die template zullen er belangrijke elementen worden gedefinieerd: gunnings- en wegingscriteria, planning en deadlines, samenstelling van de jury Dit document zal intern gevalideerd worden door je organisatie voor het gepubliceerd wordt.
Publicatie
Hierna zullen de challenge en het bestek op het platform gepubliceerd worden.
Vragen/antwoorden
Tussen de publicatie en de datum waarop de offertes voor innovatieve oplossingen zijn ingediend kunnen bedrijven die dat wensen je vragen stellen. Beantwoord die vragen zo vlug mogelijk. Met het oog op de transparantie zullen die vragen en antwoorden voor iedereen zichtbaar zijn op het platform. Zo kunnen de actoren hun voorstel verder uitwerken.
Voorselectie van de offertes (eerste oplossingsvoorstellen)
Je maakt een keuze uit de offertes die je hebt ontvangen. De offertes die je het relevantst lijken met het oog op je challenge gaan over naar de volgende fase.
Dit is ook het moment waarop er met behulp van de Nido-template een eenvoudige, constructieve feedback zal worden gegeven aan de bedrijven waarvan de oplossingen niet geselecteerd werden.
Pitch:
Nodig de eigenaars van de gekozen oplossingen uit voor een live presentatie en een vraag-en-antwoordsessie. De bedoeling van deze fase is dat de waarde van de voorgestelde oplossingen wordt beoordeeld. Deze bijeenkomst helpt om duidelijkheid te scheppen over een aantal elementen van de challenge, maar ook van de offertes van de bedrijven. Omwille van de transparantie zal men de verschillende betrokken bedrijven eventuele aanvullende informatie verstrekken naarmate de pitches vorderen.
Je zal tools ter beschikking krijgen om je te helpen de voorgestelde oplossingen te beoordelen.
Aanpassing van de offerte:
Nu ben je bezig met een tweede ronde en laat je de bedrijven die je het meest hebben overtuigd nog even de tijd om hun offerte aan te passen en hun plan van aanpak te expliciteren door de toelichtingen die tijdens de pitchsessie werden gegeven te integreren.
Beslissing:
Beslis met welke partner je de testfase wil uitvoeren op basis van de in het bestek vastgelegde gunningscriteria. De bedrijven waarvan de oplossing niet werd gekozen zullen een constructieve feedback krijgen.
Vastlegging
Op dit ogenblik is er een vastleggingsprocedure voorzien om het nodige budget voor de challenge te reserveren.
Uitvoering van de testfase
De testfase zal worden uitgevoerd op basis van het plan van aanpak in de geselecteerde offerte.
Evaluatie
Nadat de testfase achter de rug is, zal ze geëvalueerd worden. Kunnen we van spreken van een succes? Welke lessen kunnen we eruit trekken? Om deze fase naar behoren uit te voeren moeten er op voorhand indicatoren worden vastgelegd.
Ervaring delen
Er zal een feedback gepubliceerd worden op het platform om inspiratie te geven aan andere collega’s.
Hoe zit het met de intellectuele eigendom van de inschrijvende ondernemingen?
Tenzij anders is bepaald in het bestek eisen de overheidsdiensten a priori niet dat er met exclusieve licenties wordt gewerkt. De ingediende oplossingen blijven dus eigendom van het bedrijf die ze indient. Overheidsdiensten die gebruik maken van het platform Gov buys Innovation verbinden er zich voorts toe de intellectuele eigendomsrechten op passende wijze te beschermen in de verschillende fasen van de procedure en te handelen in overeenstemming met de geldende regels inzake overheidsopdrachten.
Wat gebeurt er na de testfase?
Nadat de testfase is uitgevoerd komt er een officieel einde aan de samenwerking met de dienstverlener. Op dat ogenblik zal de oplossing geëvalueerd worden en komt er al dan niet een grootschaligere fase.
Als er een ruimere implementatie plaatsvindt, moet er een klassieke overheidsopdracht worden opgestart.
Het bedrijf waarmee je de testfase hebt uitgevoerd kan uiteraard opnieuw deelnemen aan de overheidsopdracht. Dat betekent wel dat het bedrijf opnieuw de concurrentie zal moeten aangaan met andere dienstverleners.