Pour la plupart des entreprises, il est assez difficile de redémarrer le travail en toute sécurité après le confinement. Il est important que les règles strictes de l’Organisation mondiale de la santé (OMS) concernant la «distance sociale» soient respectées, ainsi que la vie privée de l’employé.
Ces dernières semaines, divers produits sont apparus sur le marché sous la forme de bracelet ou d’un pendentif intelligent qui sonne l’alarme si la distance nécessaire n’est pas respectée. Cependant, ces solutions matérielles nécessitent des investissements coûteux et imprévus. De plus, les délais de livraison, l’intégration et l’adaptation de tels systèmes prennent beaucoup de temps.
Pour toutes ces raisons, epic.blue, une entreprise de « Location Intelligence » de Louvain, a développé une solution rapide et économique.
Guardian COVID est une solution logicielle qui est installée de manière totalement anonyme sur les appareils intelligents et les appareils portables existants. Sur la base d’une analyse innovante des signaux Bluetooth, la proximité entre les différents employés est cartographiée en temps réel. Dès que la distance préconfigurée n’est pas respectée, le salarié est prévenu.
Guardian COVID évite l’achat de matériel spécifique et chaque entreprise respecte immédiatement toutes les directives légales. Il est également unique que la solution fonctionne sur les appareils ATEX, de sorte qu’il s’agit d’un moyen inclusif de déployer un plan de réponse COVID.
La solution dispose également d’une plateforme intelligente de « Contact Tracing ». Cette fonctionnalité est essentielle si un employé a un résultat positif pour le coronavirus. Il vous permet de remonter le temps et de découvrir avec qui la personne en question était en contact. En outre, il est possible d’évaluer par des analyses si les mesures commerciales prises fonctionnent bien ou si des ajustements sont nécessaires.
La solution est proposée via un abonnement basé sur le nombre d’utilisateurs actifs.
Aidez PersoPoint à développer, à partir de son « Self Service » existant, un nouveau « Self Service » excellent, convivial et intuitif pour ses collaborateurs
Description (la problématique)
PersoPoint fait partie du Service public fédéral Stratégie et Appui (BOSA) et assure le secrétariat de l’administration du personnel et des salaires de l’Administration fédérale. En tant que prestataire de services, PersoPoint propose aux services publics affiliés de l’Administration fédérale (les organisations clientes) l’administration des salaires, l’administration du personnel, des avis juridiques et des rapports.
PersoPoint utilise une stratégie « Best-of-Breed » permettant à ses processus d’être toujours soutenus par les logiciels les plus appropriés. Cependant, cette stratégie a conduit les utilisateurs finaux à être confrontés à différentes interfaces utilisateurs et à ne plus savoir très clairement dans quel outil ils doivent précisément introduire des demandes spécifiques.
Ainsi, les collaborateurs ont accès à SCOPE, l’application logicielle qui permet de gérer l’administration du personnel, d’introduire certaines demandes de congés et de signaler des absences. Dans l’application SCOPE – ESS (Employee Self Service), les collaborateurs des organisations clientes peuvent s’identifier avec leur carte d’identité électronique afin notamment de demander et d’enregistrer certains congés et absences. Via le module SCOPE-MSS (Manager Self Service), les dirigeants peuvent approuver des demandes de congés de leurs collaborateurs et assurer le suivi de leurs absences. Par ailleurs, les collaborateurs peuvent consulter leur dossier de personnel numérique via SCOPE.
Les questions relatives à l’administration du personnel ne peuvent cependant pas toutes être réglées par le biais de l’application SCOPE. Les documents et attestations nécessaires pour étayer des absences et les formulaires de demande pour certaines absences qui ne peuvent être demandées via SCOPE-ESS peuvent être transmis à PersoPoint par le biais du « Contact Center Tool SAGO » (anciennement Service Now). Les gestionnaires de dossiers (ou membres du personnel RH) s’occupent du traitement ultérieur des demandes et en assurent le suivi.
Les collaborateurs ont donc accès à SAGO (Service Now) pour demander des absences normales comme le congé annuel ou des jours de récupération, à Employee Self Service (PeopleSoft Self Service Portal) pour demander des absences spéciales comme le congé parental et pour gérer leurs données personnelles. À l’avenir, ils auront aussi accès à SAP Concur pour la demande d’indemnités. Les dirigeants et les services RH des organisations clientes ont en outre accès à une plate-forme SAP BI. Il n’existe actuellement pas de point d’entrée unique (« single point of entry ») pour tous ces outils (et leurs fonctionnalités sous-jacentes). On recherche donc une interface utilisateur plus claire (et univoque) afin d’offrir une meilleure expérience à l’utilisateur final.
Vous trouverez ci-dessous un aperçu des différentes applications :
Nom de l’application
Populations
Fonctionnalités
PeopleSoft Self Service (SCOPE)
Collaborateurs
Dirigeants
Demandes d’absences (ne requérant pas d’attestation : vacances annuelles, récupération, télétravail…) Consulter les soldes des congés Modifier l’adresse et les données de contact Modifier le numéro de compte bancaire Lien vers le dossier de personnel Approuver ou refuser des absences Consulter le calendrier des congés de l’équipe Consulter les absences pour maladie Demander une visite du médecin du travail
SAGO
Collaborateurs
Demandes des clients Demandes d’absences (requérant une attestation : congé thématique, congé parental, etc.) Modifier la situation familiale
RingRing : Outil d’appel pour signaler des maladies
Collaborateurs
Application permettant aux utilisateurs finaux de téléphoner pour signaler leur maladie. Cette application traite les données d’appel et place sur le serveur SFTP un fichier CSV contenant les absences communiquées par téléphone pour les importer dans SCOPE.
Filenet : Dossier de personnel numérique
Collaborateurs
Application de gestion documentaire (FILENET) hébergée par le SPF Finances dans laquelle les documents pertinents pour la gestion du personnel peuvent être enregistrés et consultés. Cette consultation se fait par le biais d’écrans dans SCOPE.
SAP BI
Cellules de contact RH locales Dirigeants (futurs)
Application pour les rapports.
SAP Concur
Collaborateurs
Dirigeants
Outil pour demander/approuver diverses indemnités (comme l’indemnité vélo).
À qui cela pose problème ? Où a lieu le problème ?
C’est un problème d’une part pour les collaborateurs des organisations clientes et d’autre part pour le personnel RH de PersoPoint. Actuellement, il s’agit de plus de 10.000 utilisateurs. Ce nombre sera multiplié dans les années à venir. Actuellement, de très nombreuses institutions fédérales ne sont pas encore affiliées à PersoPoint en tant qu’organisations clientes mais, dans les années à venir, un nombre grandissant d’organisations rejoindront progressivement la liste des clients de PersoPoint.
Depuis quand le problème se pose-t-il ? Comment évolue le problème ?
Ce problème se pose depuis quelques années mais prendra plus d’ampleur en raison de la croissance de la prestation de services de PersoPoint. Actuellement, SAGO (Service Now) et ESS (PeopleSoft Self Service Portal) sont les applications majeures utilisées par les organisations clientes. Elles seront cependant étendues avec SAP Concur et SAP BI.
Quel est l’impact du problème ?
En première instance, l’impact est une expérience utilisateur sous-optimale, ce qui mène à des questions et à du travail supplémentaire pour les gestionnaires de dossiers de PersoPoint et ce qui ne contribue pas à la satisfaction client et à l’image positive de PersoPoint.
Comment savons-nous qu’il s’agit d’un problème ?
Les clients et leurs collaborateurs ont demandé d’améliorer l’expérience des utilisateurs et de rationaliser et aligner les processus/applications.
Le résultat souhaité
PersoPoint souhaite une prestation de services RH impliquant une amélioration de la convivialité d’utilisation et donc :
Aider les utilisateurs finaux (en première instance les membres du personnel de l’Administration fédérale) à s’y retrouver simplement et rapidement dans les applications.
Permettre aux utilisateurs finaux de traiter intuitivement leur administration RH (demandes de congés, de primes…) au moyen d’un processus clair et d’un « user interface design ».
Tenir compte du profil de l’utilisateur final pour ne présenter que les tâches qui sont pertinentes pour lui, dans la langue du collaborateur.
Quelles initiatives ont été prises dans le passé pour résoudre ce problème, et quels en ont été les résultats ?
Plusieurs outils (par exemple le dossier de personnel numérique) ont déjà été intégrés à ESS. Toute une série d’autres fonctionnalités sont également reprises au maximum dans ESS de PeopleSoft. Pour d’autres processus, cela n’était cependant pas possible ou souhaitable.
Il existe également des directives pour les utilisateurs finaux afin de leur indiquer de quelle façon chaque demande doit être créée. Des vidéos leur montrent aussi la marche à suivre.
Quelles solutions ne sont pas souhaitées ? De quoi doit-on éventuellement tenir compte ?
On recherche une solution technique. Les solutions visant à familiariser les gens avec les différentes applications ne sont pas souhaitées. La solution doit être facile pour les utilisateurs.
La solution doit être sécurisée et conviviale. L’objectif est d’améliorer l’expérience des utilisateurs des plateformes. L’objectif de la solution n’est certainement pas d’ajouter des étapes supplémentaires.
La solution ne peut pas entraîner une réduction de la performance.
À terme, la solution doit pouvoir bénéficier à des dizaines de milliers d’utilisateurs.
Le « Single-sign-in » avec l’eID (Itsme) doit être possible.
