Dit charter beschrijft het kader waarbinnen aankopen via het platform Gov Buys Innovation (GBI- platform) worden gedaan, alsook de stappen en de principes die aan de basis liggen van de dienstverlening.

Nido, het innovatielaboratorium van de federale overheid, streeft ernaar de aankoop van innovatie door overheidsdiensten te bevorderen, alsook nieuwe producten en diensten te testen. De gevolgde procedure is « opdracht van beperkte waarde » (waarde van max. EUR 30.000 exclusief BTW). Het conceptuele kader dat aan de basis ligt van het GBI-platform, is gebaseerd op enerzijds de publicatie van uitdagingen door federale overheidsdiensten en anderzijds de innovatieve producten van ondernemingen die tegemoet kunnen komen aan de challenges van de overheidsdiensten. (zie https://govbuysinnovation.belgium.be/ingaan-op-een-challenge/)

De gevolgde aanpak heeft niet tot doel de gezochte oplossing te specifiëren in een bestek. Het gaat eerder om:

· Het grondig beschrijven van een op te lossen probleem/challenge op het platform.

· Het verduidelijken van het kader van de gezochte oplossing zonder het te impliceren.

· Het communiceren van het maximumbedrag dat beschikbaar is voor de ontwikkeling van een POC/MVP, pilootproject of een oplossing alsook de deadline voor het indienen van zijn oplossingsvoorstel. Het bestek bevat de informatie.

Het doel is innovatieve bedrijven (inclusief startende bedrijven) aan te moedigen om deel te nemen en hun innovatieve oplossingen, welke ze ook zijn, aan te bieden; hen te ondersteunen bij hun productontwikkelingen door hen feedback te geven; en de verschillende barrières om deel te nemen aan overheidsopdrachten weg te werken.

Om dit te realiseren :

Federale overheidsdiensten:

· Zorgen ervoor dat de terminologie en het proces die gebruikt worden bij de call naar testbare innovatieve oplossingen voor een challenge zoveel mogelijk worden vereenvoudigd; zorgen ervoor dat de verplichtingen voor bedrijven die een oplossing voorstellen, alsook de werklast die nodig is om een offerte in te dienen, worden verminderd. Dit gebeurt in overeenstemming met de beginselen die gelden voor overheidsopdrachten: vrije toegang voor alle kandidaten, gelijke behandeling van kandidaten en transparantie van procedures.

Nemen gemotiveerde beslissingen en geven in elke fase van het proces constructieve feedback aan alle deelnemende bedrijven om hen te helpen de genomen beslissingen te begrijpen en hun product- en dienstenaanbod verder te ontwikkelen.

Bedrijven die hun diensten aanbieden:

· geven formeel aan dat zij akkoord gaan met de beginselen die in dit charter worden beschreven.

· dragen bij aan de ontwikkeling van deze nieuwe manier van inkopen van innovaties voor federale overheidsdiensten door hun deelname aan evaluaties van NIDO.

De stappen die gevolgd worden om zijn oplossing te bieden als antwoord op een uitdaging, kunnen als volgt worden samengevat als:

Stap 1: Introductie van de oplossing

Het geïnteresseerde bedrijf introduceert via het voorzien template een beknopt omschrijving van de oplossing. In deze introductie wordt de nodige informatie aangeleverd waaruit blijkt dat de voorgestelde oplossing adequaat is en tegemoet komt aan de challenge.

Op basis van de voorwaarden van regelmatige “voorstel” en de beoordelingscriteria (zie bestek) zullen enkel de weerhouden kandidaten uitgenodigd worden deel te nemen aan de tweede ronde, de pitchronde. De indieners van de niet-geselecteerde voorstellen ontvangen een gemotiveerde beslissing met duidelijke feedback.

Stap 2: Pitch

De bedrijven die geselecteerd werden in de eerste ronde geven in deze ronde een pitch. Er wordt hierbij gebruikt gemaakte van de voorziene ppt-sjabloon en de instructies. In deze pitch wordt er bijkomende informatie gegeven over de oplossing, het experiment en de innovatie-expertise & team.

Op basis van de voorwaarden van regelmatige “pitch” en de beoordelingscriteria (zie bestek) zullen enkel de weerhouden kandidaten uitgenodigd worden om deel te nemen aan de derde ronde, de offerteronde.

Stap 3: Offerte en gunning

De bedrijven die geselecteerd werden in de tweede ronde dienen in deze ronde een en offerte in. De offertes kunnen onderhandeld worden, waarna de inschrijver een definitieve offerte (BAFO) indient.

Op basis van de voorwaarden van regelmatige “offerte” en de beoordelingscriteria (zie bestek) zullen enkel de weerhouden kandidaten nog meedingen in de laatste aanloop naar de gunning.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat met de economisch meest voordelige offerte. De kandidaten wiens offerte niet gekozen zijn, worden in kennis gesteld van de gemotiveerde beslissing en ontvangen feedback.