Help PersoPoint haar selfservice te ontwikkelen

 1,163 total views,  1 views today

Help PersoPoint vanuit haar bestaande selfservice een nieuwe, uitstekende, klantvriendelijke en intuïtieve selfservice te ontwikkelen voor haar medewerkers

Beschrijving (de probleemstelling)

PersoPoint is onderdeel van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning (BOSA) en is het secretariaat voor personeel- en loonsadministratie van de federale overheid. Als dienstverlener biedt PersoPoint loonadministratie, personeelsadministratie, juridisch advies en rapportering aan de aangesloten overheidsdiensten van de Federale Overheid (de klantenorganisaties).

PersoPoint hanteert een Best-of-Breed strategie waarbij haar processen steeds door de meest geschikte software ondersteund worden. Dit heeft er evenwel toe geleid dat eindgebruikers worden geconfronteerd met verschillende user interfaces en dat het vaak niet meer duidelijk is in welke tool een bepaalde aanvraag exact dient te gebeuren.

Zo hebben medewerkers toegang tot SCOPE, de softwaretoepassing waarmee de personeelsadministratie wordt beheerd en waarlangs bepaalde aanvragen voor verlof en afwezigheden verlopen.  In de toepassing SCOPE – ESS (Employee Self Service) kunnen de medewerkers van de klantenorganisaties met hun elektronische identiteitskaart inloggen om  onder meer bepaalde verloven en afwezigheden aan te vragen of te registreren. De leidinggevenden kunnen via de module SCOPE-MSS (Manager Self Service) bepaalde verlofaanvragen van hun medewerkers goedkeuren of hun afwezigheden opvolgen. Verder kunnen medewerkers via SCOPE hun Digitale Personeelsdossier raadplegen.

Niet alle zaken met betrekking tot personeelsadministratie kunnen echter worden geregeld via de SCOPE-applicatie. Documenten en attesten die nodig zijn voor staving van bepaalde afwezigheden of aanvraagformulieren voor bepaalde afwezigheden die niet via SCOPE-ESS kunnen worden aangevraagd, kunnen aan PersoPoint worden overgemaakt via het Contact Center Tool  SAGO (voorheen Service Now). De dossierbeheerders (of HR officers) zorgen voor de verdere afhandeling van de aanvragen en volgen dit verder op.

Medewerkers hebben dus toegang tot SAGO (ServiceNow) voorhet aanvragen van normale afwezigheden zoals bvb jaarlijks verlof of recup, Employee Self Service (PeopleSoft Self Service Portal) voor het aanvragen van speciale afwezigheden zoals bvb ouderschapsverlof en voor het beheer van hun eigen gegevens. In detoekomst zullen zij  ook tot SAP Concur toegang krijgen voor het aanvragen van vergoedingen. Leidinggevenden en HR diensten van klantenorganisaties hebben daarnaast ook nog toegang tot een SAP BI platform. Er is momenteel geen single point of entry voor al deze tools (en hun onderliggende functionaliteiten), waardoor er vraag is naar een meer duidelijke (eenduidige) user interface om een betere gebruikerservaring te bieden aan de eindgebruiker.

Hieronder een overzicht van de verschillende applicaties :

Naam applicatiePopulatiesFunctionaliteiten
PeopleSoft
Self Service (SCOPE)
Medewerkers
Leidinggevenden
Aanvragen afwezigheden (waar geen attest voor nodig is: jaarlijkse vakantie, recup, telewerk,…) Consulteren verlofsaldo’s Wijzigen adres en contactgegevens Wijzigen bankrekeningnummer Link naar het personeelsdossier   Goedkeuren of afkeuren afwezigheden Consulteren verlofkalender team Consulteren ziekte Bezoek arbeidsgeneesheer aanvragen
SAGOMedewerkersKlantenvragen Aanvragen afwezigheden (waar attest noodzakelijk is: thematisch, ouderschap etc.) Wijzigingen familiale toestand
RingRing:
Ziekte inbeltool
MedewerkersApplicatie waar eindgebruikers kunnen inbellen om hun ziekte door te geven. Deze applicatie verwerkt de inbelgegevens en plaatst een CSV file met de ingebelde afwezigheden op de SFTP Server om ze in SCOPE te importeren.
Filenet:
Digitaal Personeelsdossier
MedewerkersDocument management applicatie (FILENET) gehost door de FOD financiën waarin de relevante documenten voor het personeelsbeheer opgeslagen en geraadpleegd kunnen worden. Dit raadplegen gebeurt via schermen in SCOPE
SAP BILokale HR
contact cellen
Leidinggevenden (toekomstig)
Applicatie voor rapportering.
SAP ConcurMedewerkers
Leidinggevenden
Tool voor het aanvragen/goedkeuren van diverse vergoedingen (bijv. Fietsvergoeding).

Meer informatie: www.PersoPoint.be/nl/diensten/personeelsadministratie

Voor wie is dit een probleem? Waar vindt het probleem plaats?

Dit is een probleem voor enerzijds de medewerkers  van klantenorganisaties en de HR officers van PersoPoint. Op dit moment gaat het over meer dan 10 000 gebruikers. Dit aantal zal aangroeien tot een veelvoud hiervan in de komende jaren. Momenteel zijn nog heel wat federale instellingen nog niet aangesloten als klantenorganisatie bij PersoPoint, maar de komende jaren zullen geleidelijk meer organisaties toetreden als klant van PersoPoint.  

Sinds wanneer is dit een probleem? Hoe evolueert het probleem?

Dit probleem stelt zich al enkele jaren maar zal met de groei van de dienstverlening van PersoPoint groter worden. Momenteel zijn SAGO (ServiceNow) en ESS (PeopleSoft Self Service Portal) de belangrijkste applicaties die door de klantenorganisaties worden gebruikt. Dit zal echter uitgebreid worden met SAP Concur en SAP BI.

Wat is de impact van het probleem?

In eerste instantie is de impact een suboptimale gebruikerservaring, wat leidt tot vragen en additioneel werk voor de dossierbeheerders van PersoPoint en wat niet bijdraagt aan de klantentevredenheid en een positief imago voor PersoPoint.

Hoe weten wij dat dit een probleem is?

Klanten en hun medewerkers hebben de vraag gesteld om de gebruikerservaring te verbeteren en om de processen/applicaties meer te stroomlijnen en op elkaar af te stemmen.

Het gewenste resultaat

PersoPoint wenst een HR dienstverlening waarbij het gebruiksgemak aanzienlijk verbetert, en dus:   

  • Eindgebruikers (in eerste plaats de personeelsleden van de federale overheid) eenvoudig en snel hun weg vinden in de applicaties.
  • Eindgebruikers intuïtief hun HR administratie (verlof aanvragen, premie aanvragen…) kunnen afhandelen door middel van een duidelijk proces en user interface design.
  • Rekening gehouden wordt met het gebruikersprofiel van de eindgebruiker om zo alleen die taken te presenteren die relevant zijn voor hem/haar, in de taal van de medewerker.

Welke initiatieven werden er in het verleden genomen om dit probleem op te lossen, en met welk resultaat?

Een aantal tools (bijvoorbeeld het digitaal personeelsdossier) zijn al geïntegreerd met ESS, en ook een aantal andere functionaliteiten lopen zoveel mogelijk via de ESS van PeopleSoft. Voor andere processen was dit echter niet mogelijk of wenselijk.

Er bestaan ook guidelines voor de eindgebruikers die aangeven op welke manier elke aanvraag aangemaakt worden. Ook zijn er filmpjes die hen op weg zetten.

Welke oplossingen zijn niet gewenst? Waar moet men eventueel rekening mee houden?

  • Er wordt gezocht naar een technische oplossing. Oplossingen om mensen vertrouwd te maken met de verschillende toepassingen zijn niet gewenst. De oplossing moet voor de gebruikers makkelijk zijn.  
  • De oplossing moet veilig en gebruiksvriendelijk zijn. Het doel is om de gebruikerservaring van de platformen te verbeteren; het is dus zeker niet de bedoeling dat de oplossing extra stappen zou toevoegen.
  • Performantie mag niet lijden onder de oplossing.
  • De oplossing moet op termijn uitgerold kunnen worden naar 10 000-en gebruikers
  • Single-sign-in met eID (itsme) moet mogelijk zijn.

Call tot innovatieve oplossingen

Domein:

ICT

Budget (Incl.BTW):

20.000 euro

Opdrachtdocumenten:

Bestek

Template voorstel

Instructies en template pitch

Instructies offerte

Zal spoedig gepubliceerd worden

Bijkomende informatie :

Informatie meegegeven tijdens de infosessie 10 12 2020:

Handleidingen en video’s | Persopoint

Planning

Datum infosessie

10 december 2020 om 13h30

Deadline om het voorstel van oplossing in te dienen

22 décembre 2020

Datum dialogen (optioneel, niet verplicht)

In de week van 18 januari 2021

Deadline om de pitch in te dienen

26 januari 2021

Data pitchmoment

In de week van 1 februari 2021

Deadline om de offerte in te dienen

25 februari 2021

Deadline om de definitieve offerte (BAFO) in te dienen

30 maart 2021

Contact

Els Reiners, projectmanager Innovatie, Nido
gbi@bosa.fgov.be