Mededeling: Een nieuwe versie van de leidraad NL (versie 3) is beschikbaar.
De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) zoekt een slimme of innovatieve oplossing met minimaal een gebruiksvriendelijke online tool die zowel de toegankelijkheid en vindbaarheid van de publicaties (zoals aanbevelingen, beslissingen, etc.) opgesteld of ter beschikking gesteld door de GBA (effectiviteit) als de beschikbaarheid van haar juridische experten (efficiëntie) significant verbetert.
In deze oproep zoekt de GBA een innovatieve oplossing waarmee ze kan experimenteren. Dit zal deel uitmaken van het Europees BOOST-project van de Gegevensbeschermingsautoriteit, de Vrije Universiteit van Brussel, Universiteit van Namen en de KULeuven. Het doel van dit project is het bewustzijn en kennis rond GDPR bij kmo’s in België te verhogen, hun problemen te verkennen en praktische ondersteuning te bieden bij de implementatie van GDPR.
Heb jij een oplossing? Doe dan mee met de oproep!
“Help de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit de kennis van en conformiteit met de Algemene Verordening Gegevensbescherming te boosten.”
Challenge eigenaar: Steven Dewaele, Adviseur – Project Manager, Gegevensbeschermingsautoriteit
Domein: Technische innovatie, GDPR en informatieveiligheid, kennismanagement
Heb jij een oplossing voor deze challenge?
Geïnteresseerden worden uitgenodigd om uiterlijk op zondag 20 juni 2021 hun oplossing(en) aan te melden via onderstaande formulier. De inschrijvers kunnen worden uitgenodigd om hun voorstel te pitchen en in dialoog te gaan met de jury van de GBA. Deze ontmoeting zal plaatsvinden op 28, 29 en 30 juni 2021 (tijdens gekozen timeslot). Zij kunnen ook uitgenodigd worden om een offerte in te dienen.
Meer informatie over deze oproep kan u terugvinden in de leidraad.
Voor vragen m.b.t. procedure kan u terecht bij Els Reiners, Projectmanager Innovatie Nido: gbi@bosa.fgov.be; +32 (0)2 740 80 84
Voor vragen m.b.t. de challenge kan u terecht bij Steven Dewaele, ,Adviseur – Project Manager, Gegevensbeschermingsautoriteit, Steven.Dewaele@apd-gba.be
Dit experiment wordt mede gefinancierd door het Rechten, Gelijkheid en Burgerschap programma (2014-2020) van de Europese Unie.
FOD BOSA en Innovatielab Nido organiseren een marktconsultatie:
“Hoe kan FOD BOSA zicht krijgen op de competenties van haar medewerkers?”
De omgeving van FOD BOSA verandert door de digitalisering en andere maatschappelijke invloeden. De organisatie wil zich voorbereiden op haar toekomst door aan de hand van strategische personeelsplanning eventuele gaps tussen de competenties die het nu in huis heeft en competenties die het in de toekomst nodig heeft, te dichten. Momenteel heeft FOD BOSA geen duidelijk inzicht in de competenties van hun medewerkers en is daarom op zoek naar een innovatieve oplossing die hen hierbij kan helpen.
FOD BOSA wil de slimme en/of innovatieve oplossingen die voor deze challenge op de markt beschikbaar zijn, verkennen.
Help FOD BOSA om zicht krijgen op de competenties van hun medewerkers!
Kom meer te weten over deze challenge en de marktconsultatie
Heb jij een idee of een oplossing voor deze challenge?
Geïnteresseerden worden uitgenodigd om uiterlijk op 19 april 2021 hun idee of oplossing(en) aan te melden via onderstaande formulier. Indieners kunnen worden uitgenodigd om bijkomende informatie aan te leveren via een dialoogsessie, online pitch en/of demo. Deze ontmoetingen zullen plaatsvinden op 29 en 30 april 2021.
Update: de marktconsultatie is verlengd. Ideeën en oplossingen kunnen tot 15 april 2021 aangemeld worden.
Het museum van het Belgisch Koninklijk Instituut van Natuurwetenschappen en Nido organiseren een marktconsultatie voor de challenge:
“Hoe kunnen we het Museum voor Natuurwetenschappen slim beheren en beveiligen zodat bezoekers steeds een topervaring genieten?”
Help ons om enerzijds de beveiliging van deze tentoonstellingszalen performanter te maken en anderzijds een excellente dienstverlening aan de museumbezoeker te blijven garanderen.
Het Belgisch Koninklijk Instituut van Natuurwetenschappen wil de slimme en/of innovatieve oplossingen die voor deze challenge op de markt beschikbaar zijn, verkennen.
Kom meer te weten over deze challenge en de marktconsultatie
Challenge eigenaar: Patricia Supply, Algemeen directeur a.i. van het Koninklijk Belgisch Instituut van Natuurwetenschappen
Domein: security
Heb jij een idee of een oplossing voor deze challenge?
Geïnteresseerden worden uitgenodigd om uiterlijk op 15 april 2021 (datum verlengd) hun idee of oplossing(en) aan te melden via onderstaande formulier. Indieners kunnen worden uitgenodigd om bijkomende informatie aan te leveren via een dialoogsessie, online pitch en/of demo. Deze ontmoetingen zullen plaatsvinden op 22 en 23 april 2021.
Help PersoPoint vanuit haar bestaande selfservice een nieuwe, uitstekende, klantvriendelijke en intuïtieve selfservice te ontwikkelen voor haar medewerkers
Beschrijving (de probleemstelling)
PersoPoint is onderdeel van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning (BOSA) en is het secretariaat voor personeel- en loonsadministratie van de federale overheid. Als dienstverlener biedt PersoPoint loonadministratie, personeelsadministratie, juridisch advies en rapportering aan de aangesloten overheidsdiensten van de Federale Overheid (de klantenorganisaties).
PersoPoint hanteert een Best-of-Breed strategie waarbij haar processen steeds door de meest geschikte software ondersteund worden. Dit heeft er evenwel toe geleid dat eindgebruikers worden geconfronteerd met verschillende user interfaces en dat het vaak niet meer duidelijk is in welke tool een bepaalde aanvraag exact dient te gebeuren.
Zo hebben medewerkers toegang tot SCOPE, de softwaretoepassing waarmee de personeelsadministratie wordt beheerd en waarlangs bepaalde aanvragen voor verlof en afwezigheden verlopen. In de toepassing SCOPE – ESS (Employee Self Service) kunnen de medewerkers van de klantenorganisaties met hun elektronische identiteitskaart inloggen om onder meer bepaalde verloven en afwezigheden aan te vragen of te registreren. De leidinggevenden kunnen via de module SCOPE-MSS (Manager Self Service) bepaalde verlofaanvragen van hun medewerkers goedkeuren of hun afwezigheden opvolgen. Verder kunnen medewerkers via SCOPE hun Digitale Personeelsdossier raadplegen.
Niet alle zaken met betrekking tot personeelsadministratie kunnen echter worden geregeld via de SCOPE-applicatie. Documenten en attesten die nodig zijn voor staving van bepaalde afwezigheden of aanvraagformulieren voor bepaalde afwezigheden die niet via SCOPE-ESS kunnen worden aangevraagd, kunnen aan PersoPoint worden overgemaakt via het Contact Center Tool SAGO (voorheen Service Now). De dossierbeheerders (of HR officers) zorgen voor de verdere afhandeling van de aanvragen en volgen dit verder op.
Medewerkers hebben dus toegang tot SAGO (ServiceNow) voorhet aanvragen van normale afwezigheden zoals bvb jaarlijks verlof of recup, Employee Self Service (PeopleSoft Self Service Portal) voor het aanvragen van speciale afwezigheden zoals bvb ouderschapsverlof en voor het beheer van hun eigen gegevens. In detoekomst zullen zij ook tot SAP Concur toegang krijgen voor het aanvragen van vergoedingen. Leidinggevenden en HR diensten van klantenorganisaties hebben daarnaast ook nog toegang tot een SAP BI platform. Er is momenteel geen single point of entry voor al deze tools (en hun onderliggende functionaliteiten), waardoor er vraag is naar een meer duidelijke (eenduidige) user interface om een betere gebruikerservaring te bieden aan de eindgebruiker.
Hieronder een overzicht van de verschillende applicaties :
Naam applicatie
Populaties
Functionaliteiten
PeopleSoft Self Service (SCOPE)
Medewerkers Leidinggevenden
Aanvragen afwezigheden (waar geen attest voor nodig is: jaarlijkse vakantie, recup, telewerk,…) Consulteren verlofsaldo’s Wijzigen adres en contactgegevens Wijzigen bankrekeningnummer Link naar het personeelsdossier Goedkeuren of afkeuren afwezigheden Consulteren verlofkalender team Consulteren ziekte Bezoek arbeidsgeneesheer aanvragen
Applicatie waar eindgebruikers kunnen inbellen om hun ziekte door te geven. Deze applicatie verwerkt de inbelgegevens en plaatst een CSV file met de ingebelde afwezigheden op de SFTP Server om ze in SCOPE te importeren.
Filenet: Digitaal Personeelsdossier
Medewerkers
Document management applicatie (FILENET) gehost door de FOD financiën waarin de relevante documenten voor het personeelsbeheer opgeslagen en geraadpleegd kunnen worden. Dit raadplegen gebeurt via schermen in SCOPE
SAP BI
Lokale HR contact cellen Leidinggevenden (toekomstig)
Applicatie voor rapportering.
SAP Concur
Medewerkers Leidinggevenden
Tool voor het aanvragen/goedkeuren van diverse vergoedingen (bijv. Fietsvergoeding).
Voor wie is dit een probleem? Waar vindt het probleem plaats?
Dit is een probleem voor enerzijds de medewerkers van klantenorganisaties en de HR officers van PersoPoint. Op dit moment gaat het over meer dan 10 000 gebruikers. Dit aantal zal aangroeien tot een veelvoud hiervan in de komende jaren. Momenteel zijn nog heel wat federale instellingen nog niet aangesloten als klantenorganisatie bij PersoPoint, maar de komende jaren zullen geleidelijk meer organisaties toetreden als klant van PersoPoint.
Sinds wanneer is dit een probleem? Hoe evolueert het probleem?
Dit probleem stelt zich al enkele jaren maar zal met de groei van de dienstverlening van PersoPoint groter worden. Momenteel zijn SAGO (ServiceNow) en ESS (PeopleSoft Self Service Portal) de belangrijkste applicaties die door de klantenorganisaties worden gebruikt. Dit zal echter uitgebreid worden met SAP Concur en SAP BI.
Wat is de impact van het probleem?
In eerste instantie is de impact een suboptimale gebruikerservaring, wat leidt tot vragen en additioneel werk voor de dossierbeheerders van PersoPoint en wat niet bijdraagt aan de klantentevredenheid en een positief imago voor PersoPoint.
Hoe weten wij dat dit een probleem is?
Klanten en hun medewerkers hebben de vraag gesteld om de gebruikerservaring te verbeteren en om de processen/applicaties meer te stroomlijnen en op elkaar af te stemmen.
Het gewenste resultaat
PersoPoint wenst een HR dienstverlening waarbij het gebruiksgemak aanzienlijk verbetert, en dus:
Eindgebruikers (in eerste plaats de personeelsleden van de federale overheid) eenvoudig en snel hun weg vinden in de applicaties.
Eindgebruikers intuïtief hun HR administratie (verlof aanvragen, premie aanvragen…) kunnen afhandelen door middel van een duidelijk proces en user interface design.
Rekening gehouden wordt met het gebruikersprofiel van de eindgebruiker om zo alleen die taken te presenteren die relevant zijn voor hem/haar, in de taal van de medewerker.
Welke initiatieven werden er in het verleden genomen om dit probleem op te lossen, en met welk resultaat?
Een aantal tools (bijvoorbeeld het digitaal personeelsdossier) zijn al geïntegreerd met ESS, en ook een aantal andere functionaliteiten lopen zoveel mogelijk via de ESS van PeopleSoft. Voor andere processen was dit echter niet mogelijk of wenselijk.
Er bestaan ook guidelines voor de eindgebruikers die aangeven op welke manier elke aanvraag aangemaakt worden. Ook zijn er filmpjes die hen op weg zetten.
Welke oplossingen zijn niet gewenst? Waar moet men eventueel rekening mee houden?
Er wordt gezocht naar een technische oplossing. Oplossingen om mensen vertrouwd te maken met de verschillende toepassingen zijn niet gewenst. De oplossing moet voor de gebruikers makkelijk zijn.
De oplossing moet veilig en gebruiksvriendelijk zijn. Het doel is om de gebruikerservaring van de platformen te verbeteren; het is dus zeker niet de bedoeling dat de oplossing extra stappen zou toevoegen.
Performantie mag niet lijden onder de oplossing.
De oplossing moet op termijn uitgerold kunnen worden naar 10 000-en gebruikers
Single-sign-in met eID (itsme) moet mogelijk zijn.
Deze marktconsultatie is inmiddels afgelopen. Via de marktconsultatie heeft de challenge-owner op de markt geen oplossingen gevonden voor haar challenge.
FOD BOSA houdt een marktconsultatie: Hoe kunnen we de selectieconsultants autonoom maken op het vlak van testontwikkeling?
Update 22/02/2021
Help ons om onze klanten ‘masters’ te laten worden in het ontwikkelen van (meerkeuze)vragen voor het beoordelen van kennis en competenties tijdens hun selectieprocedures. DG R&O van FOD BOSA wil slimme en/of innovatieve oplossingen verkennen voor deze challenge. We gaan in dialoog met bedrijven die denken ons hierbij te kunnen helpen.
Stel u voor: u bent thuis op een stormachtige avond. Plots valt de boom die naast uw woning staat, op de voorgevel van uw woning. Uw echtgenoot bevindt zich in het deel van de woning waar de boom op gevallen is. U bent zich bewust van de situatie en heeft zo snel mogelijk hulp nodig. U belt de noodcentrale 112 en… wordt in de wachtrij geplaatst.
